توضيح من الخارجية بشأن إجراءات التوثيق

بورتسودان: بلادي

أصدرت وزارة الخارجية تعميمًا صحفيًا لتوضيح ما تداولته بعض مواقع التواصل الاجتماعي من معلومات مغلوطة لكاتب مجهول حول إجراءات التوثيق بمكتب وزارة الخارجية ببورتسودان، وتضمن ما نشر اتهامات لا أساس لها من الصحة بالفساد للعاملين في تقديم الخدمة.

تود وزارة الخارجية، في ضوء ذلك، توضيح الآتي:

١. في ظل الأوضاع الاستثنائية الراهنة في البلاد، افتتحت وزارة الخارجية مكتبين للتوثيق بمدينتي بورتسودان وود مدني، إلى جانب نافذة بسفارة السودان بالقاهرة، وذلك لتسهيل الحصول على الخدمة للمحتاجين إليها. وكانت الوزارة اولى المؤسسات الحكومية التي باشرت تقديم هذه الخدمة للجمهور بعد اندلاع الحرب. ويبذل العاملون فيها جهودا جبارة، لا ينتظرون شكرًا عليها، للقيام بواجبهم في ظل ظروف غير مواتية بسبب قلة عددهم.

٢.بسبب عدوان المليشيا الإرهابية على ودمدني، توقف العمل بالمكتب هناك. وأدى ذلك لتضاعف عدد طالبي الخدمة بمكتب بورتسودان، دون أن تقابله زيادة في عدد العاملين بالمكتب، إذ أن ذلك يتطلب إجراءات إدارية ومالية ليست بيد وزارة الخارجية وحدها لمشاركة منسوبي جهات حكومية أخرى في العملية. ولأن تبعات الحرب فرضت أن تكون مكاتب الوزارات ببورتسودان بعدد محدد من العاملين لا يمكن تجاوزه.

٣. تتضمن الدورة التوثيقية فحص المستندات أولا فالتسجيل، ثم سداد الرسوم واخيرًا الختم. وبما أن أي مراجع يحمل في الغالب عددًا من المستندات لتوثيقها، فلا صحة لما ذكر أن التوثيق يستغرق خمس دقائق فقط.

٤. اقتضى العدد الكبير للمراجعين أن يتم التسجيل قبل يوم من التوثيق، وتنظيم الدخول لأن المكان لا يسع لأكثر من ١٥٠شخصًا. ويبدأ التسجيل في الخامسة إلى الثامنة والنصف صباحًا، لا الواحدة صباحًا، كما زعم، دون تحديد حد أقصى لعدد المسجلين.

تفتح نافذة التوثيق الساعة الثامنة صباحًا بدوام متواصل إلى الساعة الثالثة والنصف بدون توقف، حتى لتناول الطعام. ويتم التوثيق لأكثر من ٦٠٠ مراجع يوميًا بمتوسط ٦ مستندات.

٥. بما أن وزارة الخارجية هي آخر حلقة في سلسلة توثيق المستندات، فإن عدد طالبي التوثيق عندها يمثل مجموع مراجعي جهات التوثيق الأخرى. وبعض المراجعين يسجلون لدى إدارة التوثيق بوزارة الخارجية ، قبل توثيق مستنداتهم عند المؤسسات الأخرى، والذي يتطلب وقتًا بطبيعة الحال، مما يؤدي أحيانا لفقدانهم اسبقيتهم في قائمة الَمسجلين، ومن ثم يحدث التأخير والتكدس.

٦. إذا كان هناك من يعرضون تسريع خدمات التوثيق مقابل مبالغ مالية، فواجب المواطنين التبليغ عنهم، إذ إنه تكسب غير مشروع. ومن شأن التزام الجميع بالنظام واحترام اسبقية التسجيل والحضور في الوقت المحدد انسياب الإجراءات بسرعة دون اللجوء إلى مثل هذه الاساليب. وقد رصدت الوزارة والجهات المعنية من قبل بعض ضعاف النفوس، من غير العاملين بوزارة الخارجية، يوهمون طالبي التوثيق، باستطاعتهم تسريع الإجراءات بمقابل مالي حتى في الظروف العادية. علمًا بأن إدارة التوثيق لديها استعداد لمعالجة الحالات الطارئة ومستندات المسافرين حتى بعد الساعة الرابعة مساءا.

٧. للوزارة مساعي مع الجهات المعنية لفتح مكتب توثيق إضافي بديل لمكتب ود مدني، وامكانية تصميم برنامج للحجز الإلكتروني، وذلك لتخفيف العبء عن المواطنين.

هذا ما لزم توضيحه